Microsoft 365第一步:前进,保持生产力

发表于 2020年9月29日 通过 保罗·瑟罗特Microsoft 365 11条留言

注意: 这通常是Premium帖子,但感谢Microsoft,我们能够为所有读者提供无障碍的服务。 –保罗

在COVID-19锁定和我们新的远程工作要求的短短几周之内,网上涌现了一批新的自助影响者,仿佛被魔术吸引了,向未洗净的群众提供了有关在家里工作时保持生产力的新建议。考虑到那时我已经在家工作了25年以上,而且从未遇到过任何问题,因此我觉得这个建议很可爱。但是,既然我们已经将6个月的时间取整了,而且还看不到尽头,那么我已经变得更加了解了。事实是,在这些艰难时期,我们所有人都需要一点帮助。

鉴于我现在已经习惯了习惯甚至是传统,因此我的大部分学习工作已有数十年之久,甚至难以想像,从我的工作日结构到我用来在下班时间与上班时间隔离的方法感觉应该保持私密,专注于自己,我的家人和我的朋友。但是,我也为特定的需求而烦恼,无法提供切实可行的建议,这些建议将使您在确实需要工作时更有效率,而在非常需要不工作时更有弹性。

因此,让我们逐步了解这个雷区。

尊重时间。 您的时间,以及管理小型企业的时间,就是所有用户的时间。安排30分钟的会议时间,顶部。在星期五下午1点左右以后不安排会议。整天在办公桌上起床,每天结束时在合理的时间起床,不要回头。在工作周的白天,不要在晚上和周末打扰别人的私人时间与非紧急电子邮件和团队聊天。在房子周围做家务,或者散散步或出差,打乱工作日,平定心态。小睡一下。说真的您将提高工作效率。

要安全,请保持安全。 在九月初,我写了关于小型企业可以 使用安全性默认值和安全分数等管理功能 保持组织安全。但这也是个人也应该不时评估的事情,您至少应在您的个人(Microsoft帐户)和工作帐户上启用两因素身份验证,并使坏人远离您的关键工作或个人资料。

拥抱微软团队。 在大流行期间,团队已成为最关键的Microsoft 365工具,我多次从用户那里听到他们打算随着时间的推移进一步扩大对Teams的使用并继续使用它,即使世界有一天恢复正常。团队中的生产力和协作功能几乎是无止境的,它不仅仅只是一种基于聊天的方式来跟上组织的其余部分。相反,团队是您整个工作日的仪表板,是可以满足几乎任何需求的完整平台,并且可以通过真正具有变革性的方式增强会议功能。 我上周写了一些有用的Teams功能。但是新的Teams功能几乎每个月都会到来。它会不断变得更好。

认真地拥抱团队。 我对此还不够强调:团队几乎肯定会成为您用来与同事互动的中央沟通和协作工具。而且,它应该替代仅提供团队全部功能一部分的其他解决方案。例如,应使用它来进行音频呼叫和聊天,而不是使用智能手机上的电话和消息收发应用程序:对于团队,这些交互在某种程度上被正式保留在您的组织内,并且如果记录下来,它们可以与他人共享或稍后由与会者引用。

随处工作。 虽然您不应该全天候工作,但应该拥抱能够工作的自由 任何地方。这意味着在您选择的任何PC或其他设备上,并且它意味着无论在任何位置,无论是房子中的另一个房间还是远离您盯着六个月的四面墙的某个地方。通过在工作场所提供的PC或设备上登录Microsoft 365工作帐户,或登录PC和设备上的特定应用程序,可以轻松启用此功能。如果您使用的是成本最低的计划Microsoft 365商业基础版,则可以访问Web和移动应用程序,这可能会满足大多数需求。但是,在此远程工作时代监督组织的人员可能希望考虑将一些用户升级到Microsoft 365商业标准版,该标准可在多达5台Windows PC和/或Mac上访问Outlook,Word,Excel,PowerPoint,OneNote的完整桌面版本(仅适用于PC上的Access和Publisher)。这在用户必须使用自己的PC的情况下非常有用。

考虑您的工作环境。 如果您坐在厨房的桌子或其他尴尬的地方并试图完成工作,由于人体工程学上的缺陷,您可能弊大于利。听起来很明显,但请确保您拥有高品质的椅子,合适的办公桌,正确的高度以及良好的PC设置。如果您是员工,请查看您的工作场所是否可以帮助您,也许您可​​以在此期间让您将基于办公室的设置带回家。如果您是雇主,请主动并提供此帮助。从长远来看,它将得到回报。

学习。 我们所有人都有比我们想象的更多的时间,我们可以并且应该利用这段时间来学习。这可能与工作有关,也许 Microsoft 365中的新功能(如列表) 这样可以提高您的工作效率,也可以是个性化的,例如学习新技能(例如烘焙,弹奏乐器或学习外语)。它可能很简单,只要让我们的思想遭受了无聊的基于Web的内容或电视节目的滥用,就可以阅读并建立注意力范围。无论您选择哪种方式,每周都要安排一些时间以新的方式吸引您的大脑,并突破乏味。

健康很重要。 当您对自己的问题感到困惑而又看不到尽头时,很容易忘记我们都在经历同样的大流行。因此,当团队中的其他人感到恐惧时,请保持友善,并注意其他人的压力和疲劳迹象。幸运的是,在不久的将来,这甚至可能针对Microsoft 365客户实现自动化:在其Ignite 2020会议上,Microsoft宣布了其令人难以置信的福利功能,它将在2021年初添加到Microsoft Teams中,旨在解决职业倦怠和压力,通勤的缺乏如何损害工作/生活的平衡。为了掌握这些功能以及它们到达的时间和方式,需要与最新的Microsoft 365保持同步。值得庆幸的是, 我上周写过关于这样做的文章.

分开的时候在一起。 不上办公室的难事之一就是错过与同事分享的所有个人里程碑:生日,周年纪念日,婴儿出生等。当然,这并不完全相同,但是没有理由您不能在团队会议中虚拟地庆祝这些活动。或者在下班后举办鸡尾酒会,您可以放松一下,与想念的人聊天,这比您想像的要多。

希望这里有什么可以帮助您度过这些艰难的时期,但是如果您想在下面的评论中分享自己的一些技巧,请这样做。这是我们大家相互学习独特经历和观点的好时机。

如果您尚未使用商业版的Microsoft 365,请 试用Microsoft 365商业标准版的免费月份,其中包括对Microsoft 365桌面,移动和Web应用程序的访问权限,以及每位用户1 TB的云存储,并且在试用期间最多可以有25位用户访问。

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